GARIS PANDUAN SUSUN ATUR RUANG KERJA INDIVIDU

AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI (5S)

JABATAN HAL EHWAL VETERAN ATM

 

1.     MEJA

1.1

PEGAWAI

1.1.1      

Ruang bawah meja tidak boleh diletakkan apa-apa barang;

1.1.2      

Fail Meja perlu diletakkan di sebelah kanan meja.

1.1.3      

Barang peribadi tidak boleh berada di atas meja kecuali  hanya satu hiasan bunga bersaiz kecil dan satu kotak tisu dibenarkan diletakkan   di atas meja di bahagian yang sesuai.

1.1.4      

 

1.1.5      

Sekiranya terdapat cermin di atas meja, tidak boleh diletakkan sebarang dokumen/gambar yang tidak berkaitan.

Perlu ada satu in tray dan out tray di sebelah kiri meja.

1.1.6      

Hanya fail/dokumen yang sedang di dalam tindakan dibenarkan berada    di atas meja.

1.1.7      

Hanya satu bekas yang mengandungi semua alat tulis dibenarkan berada di sebelah kanan meja.

1.1.8      

Hanya satu kalendar tahun semasa dibenarkan berada di sebelah kanan meja

1.1.9      

Meja komputer hendaklah berada di sisi meja sama ada di sebelah kanan atau kiri meja, mengikut kesesuaian..

1.1.10   

Telefon hendaklah berada di atas meja.

1.1.11   

Tidak perlu ada sebarang label  di atas meja

1.1.12   

Padestal hendaklah diletakkan di bawah meja utama di sebelah kiri.

1.1.13   

Kegunaan pedestal yang berlaci :  laci atas alat tulis, laci kedua diari rasmi, buku panduan telefon, laci ketiga dan keempat barang peribadi

1.1.14   

Ruang kerja  hendaklah sentiasa kemas dan tersusun.

 

1.2

PEMBANTU TADBIR

1.2.1      

Ruang bawah meja tidak boleh diletakkan apa-apa barang.

1.2.2      

Fail Meja perlu diletakkan di sebelah kanan meja.

1.2.3      

Barang peribadi tidak boleh berada di atas meja kecuali hanya satu hiasan bunga bersaiz kecil dan satu kotak tisu dibenarkan    diletakkan      di atas meja di bahagian yang sesuai.

1.2.4      

Perlu ada satu in tray dan out tray di sebelah kiri meja.

1.2.5      

Tidak perlu ada sebarang label  di atas meja.

1.2.6      

Hanya fail/dokumen yang sedang di dalam tindakan dibenarkan berada         di atas meja.

1.2.7      

Tidak boleh disimpan sebarang alat tulis di atas meja di mana alat tulis hendaklah disimpan  di bahagian atas laci.

1.2.8      

Laci kedua dan ketiga adalah untuk barang peribadi sahaja (seperti tas tangan dan dokumen peribadi lain).

1.2.9      

Sekiranya ada telefon di atas meja, hendaklah berada di sebelah kanan meja.  Bagaimanapun, bagi telefon gunasama, hendaklah diletak  di tempat yang sesuai untuk memudahkan kegunaan semua.

1.2.10   

Ruang kerja hendaklah sentiasa kemas dan tersusun.

 

1.3

PEMBANTU TADBIR (KESETIAUSAHAAN)

1.3.1      

Ruang bawah meja tidak boleh diletakkan apa-apa barang.

1.3.2      

Fail Meja kakitangan, Diari rasmi pegawai, buku panduan telefon dan telefon perlu diletakkan di sebelah kanan meja.

1.3.3      

Cop-cop hendaklah diletakkan di standnya dan dilabel secara bernombor dan diletakkan di rak pertama rak. Ianya perlu dilengkapkan dengan maksud setiap nombor dan dilekatkan berhampiran dengan stand tersebut bagi memudahkan penggunaan cop tersebut.

1.3.4      

Barang peribadi tidak boleh berada di atas meja kecuali hanya satu hiasan bunga bersaiz kecil dan satu kotak tisu dibenarkan diletakkan                     di atas meja di bahagian yang sesuai.

1.3.5      

Perlu ada satu in tray dan out tray di sebelah kiri meja.

1.3.6      

Hanya fail/dokumen yang sedang di dalam tindakan dibenarkan berada    di atas meja.

1.3.7      

Padestal hendaklah diletakkan di bawah meja utama di sebelah kiri.Kegunaan pedestal yang berlaci :  laci atas alat tulis, laci kedua, laci ketiga dan keempat barang peribadi.

1.3.8      

Tidak boleh disimpan sebarang alat tulis di atas meja di mana alat tulis hendaklah disimpan  di bahagian atas laci.

1.3.9      

Ruang kerja hendaklah sentiasa kemas dan tersusun.

 

 

 

1.4.

PEMBANTU TADBIR RENDAH (JURUTAIP)

1.4.1      

Ruang bawah meja tidak boleh diletakkan apa-apa barang.

1.4.2      

Fail Meja perlu diletakkan di sebelah kanan meja.

1.4.3      

Barang peribadi tidak boleh berada di atas meja kecuali hanya satu hiasan bunga bersaiz kecil dan satu kotak tisu dibenarkan diletakkan  di atas meja di bahagian yang sesuai.

1.4.4      

Perlu ada satu in tray dan out tray di sebelah kiri meja.

1.4.5      

Tidak perlu ada sebarang label  di atas meja.

1.4.6      

Hanya fail/dokumen yang sedang di dalam tindakan dibenarkan berada    di atas meja.

1.4.7      

Tidak boleh disimpan sebarang alat tulis di atas meja di mana alat tulis hendaklah disimpan  di bahagian atas laci.

1.4.8      

Laci kedua dan ketiga adalah untuk barang peribadi sahaja (seperti tas tangan dan dokumen peribadi lain).

1.4.9      

Sekiranya ada telefon di atas meja, hendaklah berada di sebelah kanan meja. Bagaimanapun, bagi telefon gunasama, hendaklah diletak  di tempat yang sesuai untuk memudahkan kegunaan semua.

1.4.10   

Ruang kerja hendaklah sentiasa kemas dan tersusun.

 

1.5.

PEMBANTU TADBIR RENDAH (OPERATOR)

1.5.1      

Ruang bawah meja tidak boleh diletakkan apa-apa barang.

1.5.2      

Fail Meja perlu diletakkan di sebelah kanan meja.

1.5.3      

Barang peribadi tidak boleh berada di atas meja kecuali hanya satu hiasan bunga bersaiz kecil dan satu kotak tisu dibenarkan    diletakkan      di atas meja di bahagian yang sesuai.

1.5.4      

Tidak perlu ada sebarang label  di atas meja.

1.5.5      

Buku catatan panggilan dan buku panduan telefon sahaja yang dibenarkan berada   di atas meja.

1.5.6      

Tidak boleh disimpan sebarang alat tulis di atas meja di mana alat tulis hendaklah disimpan  di bahagian atas laci.

1.5.7      

Laci kedua dan ketiga adalah untuk barang peribadi sahaja (seperti tas tangan dan dokumen peribadi lain).

1.5.8      

Telefon, alat pendengaran dan komputer perlu berada di atas meja           di sebelah yang bersesuaian.

1.5.9      

Ruang kerja hendaklah sentiasa kemas dan tersusun.

 

1.6

PEMBANTU AM PEJABAT

1.6.1      

Ruang bawah meja tidak boleh diletakkan apa-apa barang.

1.6.2      

Fail Meja perlu diletakkan di sebelah kanan meja.

1.6.3      

Cop-cop hendaklah diletakkan di standnya dan dilabel secara bernombor dan diletakkan di sebelah kanan meja. Ianya perlu dilengkapkan dengan maksud setiap nombor dan dilekatkan berhampiran dengan stand tersebut bagi memudahkan penggunaan cop tersebut.

1.6.4      

Barang peribadi tidak boleh berada di atas meja. 

1.6.5      

Perlu ada satu in tray dan out tray di sebelah kiri meja.

1.6.6      

Hanya fail/dokumen yang sedang di dalam tindakan dibenarkan berada    di atas meja.

1.6.7      

Tidak boleh disimpan sebarang alat tulis di atas meja di mana alat tulis hendaklah disimpan  di bahagian atas laci.

1.6.8      

Laci kedua dan ketiga adalah untuk barang peribadi sahaja (seperti buku panduan telefon, diari dan dokumen-dokumen peribadi lain).

1.6.9      

Ruang kerja hendaklah sentiasa kemas dan tersusun.

 

 

1.7

PEMANDU KENDERAAN

1.7.1      

Ruang bawah meja tidak boleh diletakkan apa-apa barang.

1.7.2      

Fail Meja perlu diletakkan di sebelah kanan meja.

1.7.3      

Barang peribadi tidak boleh berada di atas meja. 

1.7.4      

Barang peribadi dan alat tulis hendaklah disiman ditempat yang dikhaskan.

1.7.5      

Ruang kerja hendaklah sentiasa kemas dan tersusun.

 

2.            KERUSI

2.1         Tidak boleh digantung sebarang pakaian (seperti jaket, kot dan seumpamanya) di kerusi.

2.2         Setiap pegawai adalah diperuntukkan dengan dua kerusi pelawat sahaja.

2.3         Sofa/sette hanya dibenarkan berada di bilik Ketua Pengarah, Timbalan Ketua Pengarah, Pengarah Bahagian dan di ruang menunggu yang sesuai.

 

3.            RAK TERBUKA

3.1         Setiap pegawai dan kakitangan dibekalkan sekurang-kurangnya satu rak terbuka sahaja.

3.2         Rak terbuka hendaklah diletakkan di tempat yang sesuai yang diseragamkan mengikut kesesuaian bahagian masing-masing.

3.3         Rak terbuka hendaklah dilabel bagi memudahkan rujukan dan pengenalan  dokumen / fail, buku-buku rujukan / nota kursus yang disusun di rak tersebut.

3.4         Sekiranya terdapat tindakan lanjut yang perlu diambil, dokumen / fail berkaitan boleh diletakkan di rak terbuka tersebut.

3.5         Sekiranya perlu menyimpan topi keledar  di tempat masing-masing, ianya  hendaklah disimpan di dalam kotak yang diletakkan di bahagian bawah rak terbuka.

3.6         Sekiranya dibekalkan dengan cop, cop hendaklah diletakkan di standnya dan dilabel secara bernombor dan diletakkan di rak pertama rak.   Ianya perlu dilengkapkan dengan maksud setiap nombor dan dilekatkan berhampiran dengan stand tersebut bagi memudahkan penggunaan cop tersebut.

 

4.            PANEL PARTITION

4.1         Hanya nama penuh dan waktu bertugas dibenarkan ditampal di kaca panel tersebut mengikut keseragaman bahagian masing-masing.

4.2         Tidak dibenarkan melekat/menampal sebarang kertas atau hiasan           di mana-mana bahagian panel, termasuk pada mana-mana dinding          di pejabat.

 

5.            BAKUL SAMPAH

5.1         Bakul sampah hendaklah diletakkan di tempat yang sesuai yang diseragamkan di bahagian masing-masing.

5.2         Semua pegawai dan kakitangan adalah dikehendaki memastikan bahawa  sampah dikutip  dan bakul dibersihkan setiap hari.

 

 

6.            TEMPAT PAYUNG

6.1         Setiap bahagian dikehendaki menyediakan satu  bekas khas bagi tujuan penyimpanan / peletakan payung untuk semua kakitangan bahagian masing-masing.

6.2         Bekas payung tersebut perlu ditanda parkingnya.

 

7.            MEJA KOMPUTER

7.1         Pegawai dan kakitangan yang dibekalkan dengan komputer adalah dikehendaki meletak komputer di meja komputer yang dibekalkan.

7.2         Meja komputer hendaklah diletakkan di sis meja utama.

7.3         Hanya monitor dan mesin pencetak (sekiranya dibekalkan) berada di meja komputer.

7.4         Tidak dibenarkan sebarang peralatan lain berada di atas meja komputer.

7.5         Kabel-kabel komputer hendaklah diikat kemas dibahagian belakang dengan menggunakan pengikat/comb yang akan dibekalkan oleh pihak pengurusan.

 

8.            PELAN TAPAK

8.1         Ketua Zon dikehendaki menyediakan pelan tapak kawasan masing-masing secara terperinci.